Foaie de parcurs
Foaie de parcurs: ce trebuie să conțină, când e obligatorie și ce verifică ANAF la control
Actualizat la
Când ai nevoie de foaie de parcurs
Codul fiscal (art. 25 alin. (3) lit. l) limitează la 50% deducerea cheltuielilor cu vehiculele rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv în scopul activității economice, dacă au o masă totală maximă autorizată de cel mult 3.500 kg și cel mult 9 scaune, inclusiv al șoferului. Aceeași limită de 50% se aplică și dreptului de deducere a TVA (art. 298).
Limita nu se aplică dacă vehiculul este folosit exclusiv în scop economic. Asta trebuie dovedit, iar documentul care o dovedește este foaia de parcurs. Practic:
- Dacă accepți 50%, de exemplu la mașina directorului folosită și în weekend, nu ai nevoie de foi de parcurs pentru deducere.
- Dacă deduci 100%, ai nevoie de foi de parcurs pentru fiecare lună și fiecare vehicul, care să arate că toate deplasările au fost în interes de serviciu.
Codul enumeră și câteva categorii deductibile integral prin natura lor: vehiculele folosite exclusiv pentru servicii de urgență, pază și protecție sau curierat, de agenții de vânzări și de achiziții, pentru transport de persoane cu plată, pentru servicii cu plată (închiriere, școli de șoferi) și vehiculele ținute ca mărfuri. Și aici încadrarea trebuie susținută cu documente, iar foaia de parcurs este cel mai la îndemână.
Ce trebuie să conțină
Normele metodologice ale Codului fiscal (HG 1/2016, pct. 68 alin. (2)) cer ca foaia de parcurs să cuprindă cel puțin:
| Informația | Ce scrii concret |
|---|---|
| Categoria vehiculului | Autoturism, autoutilitară etc., plus numărul de înmatriculare ca să fie clar despre ce mașină e vorba |
| Scopul deplasării | Ce s-a făcut: livrare, vizită la client, intervenție, aprovizionare. Nu doar „serviciu” |
| Locul deplasării | De unde și până unde: adresa sau localitatea de plecare și de sosire |
| Kilometrii parcurși | Pe fiecare deplasare, de preferat cu kilometrajul de bord la plecare și la sosire |
| Norma proprie de consum | Litri la 100 km stabiliți de firmă pentru acel vehicul, ca să poată fi justificat carburantul |
Legea nu impune un formular tipizat. Poate fi pe hârtie sau electronică, atâta timp cât conține aceste informații. Multe firme adaugă și șoferul, data și ora fiecărei deplasări și alimentările: nu sunt cerute expres, dar ajută mult la control.
Ce verifică ANAF la control
Inspectorul nu citește foaia de parcurs izolat. O pune lângă celelalte documente ale firmei și caută nepotrivirile. Acestea sunt comparațiile pe care le poate face oricând:
1. Carburantul plătit față de kilometrii declarați
Kilometrii din foile de parcurs, înmulțiți cu norma de consum, trebuie să explice carburantul din bonuri și din extrasele cardurilor. Dacă firma a plătit mult mai mult carburant decât ar fi ars kilometrii declarați, diferența ridică întrebări.
2. Kilometrajul din foi față de alte documente
Kilometrajul apare și în alte acte: fișa de service, ITP-ul, contractul de leasing, procesul-verbal de predare. Dacă foile de parcurs dau un total de kilometri care nu se potrivește cu ce arată bordul la service, evidența pierde credibilitate.
3. Deplasări în weekend, de sărbători sau în concediu
O deplasare duminica, de Paște sau în perioada de concediu a șoferului nu e interzisă, dar trebuie să aibă un scop de serviciu clar. Fără el, e un indiciu de folosință personală.
4. Scopul și destinația au legătură cu activitatea
„Deplasare în interes de serviciu”, repetat pe toate rândurile, nu spune nimic. Inspectorul se uită dacă destinațiile se potrivesc cu clienții, furnizorii, șantierele sau punctele de lucru din facturile și contractele firmei.
5. Continuitatea
Foile de parcurs trebuie să existe pentru fiecare lună în care s-a dedus integral. O lună lipsă poate însemna că, pentru acea lună, se aplică limita de 50%, cu diferența de impozit și de TVA, plus accesoriile.
6. Cine a condus
Șoferul trecut pe foaie trebuie să fie angajat, colaborator sau administrator, cu drept să folosească vehiculul. Un nume care nu apare nicăieri în evidențele firmei e greu de explicat.
Cum ții foile de parcurs fără să le completeze nimeni
Un GPS de flotă înregistrează deja fiecare cursă: ora și adresa de plecare, ora și adresa de sosire, kilometrii. Din aceste date, foaia de parcurs se poate genera automat, pe vehicul și pe lună.
În eGPS, cursele personale se marchează din mașină, cu butonul de mod privat, și pot fi corectate ulterior. Din aceleași curse ies foaia de activitate zilnică (o linie pe zi), varianta cu alimentări și consum real comparat cu norma, și calculul beneficiului pentru folosința personală. Rapoartele ies în Excel, CSV sau PDF și pot fi programate să vină singure pe email la sfârșit de lună.
Detaliile sunt pe pagina foaie de parcurs electronică. Dacă vrei să compari și carburantul plătit cu cel ajuns în rezervor, vezi monitorizarea consumului.
Întrebări frecvente
- Foaia de parcurs este obligatorie?
- Nu pentru orice vehicul. Pentru autoturismele folosite și în interes personal, legea limitează deducerea la 50% și nu cere foi de parcurs. Foaia de parcurs devine necesară când firma vrea să deducă integral cheltuielile și TVA-ul: ea este documentul care arată că vehiculul a fost folosit exclusiv în scopul activității economice.
- Există un formular tipizat obligatoriu?
- Nu. Legea nu impune un model anume, ci informațiile minime: categoria vehiculului, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși și norma proprie de consum pe kilometru. Orice formular, pe hârtie sau electronic, care le conține pe toate este valabil.
- Poate fi foaia de parcurs electronică?
- Da. Legea cere informațiile, nu suportul. O foaie de parcurs generată din trasee GPS are chiar un avantaj la control: orele, adresele și kilometrii vin din înregistrări, nu din memoria cuiva la sfârșit de lună.
- Pentru ce vehicule se aplică limita de 50%?
- Pentru vehiculele rutiere motorizate cu masa totală maximă autorizată de cel mult 3.500 kg și cel mult 9 scaune, inclusiv al șoferului, care nu sunt folosite exclusiv în scop economic. Camioanele grele și autocarele nu intră sub această limită.
- Ce vehicule sunt deductibile integral fără să dovedești folosința exclusivă?
- Codul fiscal enumeră câteva categorii: vehiculele folosite exclusiv pentru servicii de urgență, pază și protecție sau curierat, cele folosite de agenții de vânzări și de achiziții, cele pentru transport de persoane cu plată (inclusiv taxi), pentru servicii cu plată (închiriere, școli de șoferi) și cele ținute ca mărfuri. Încadrarea trebuie totuși susținută cu documente.
- Ce se întâmplă dacă lipsesc foile de parcurs pe o lună?
- Pentru luna respectivă, inspectorul poate considera că vehiculul nu a fost folosit exclusiv în scop economic și poate aplica limita de 50%, atât la cheltuieli, cât și la TVA. De aceea contează ca evidența să fie continuă, nu completată doar în lunile în care cineva și-a amintit.
Informațiile fiscale au caracter orientativ. Pentru situația exactă a firmei tale, consultă textul în vigoare al Codului fiscal sau contabilul tău.